211service.com
כיצד לזכור הודעות דוא'ל ב- MS Outlook עבור Windows?
לדעת איך לזכור דוא'ל ב- Microsoft Outlook חיוני אם אתה עובד במשרד. אתה אף פעם לא רוצה לשלוח מייל מלא טעויות מביכות, במיוחד לקשישים שלך. זה יכול לגרום לך להראות חסרי יכולת, ואפילו לגרום למנהל שלך לשאול מדוע הוא או היא העסיק אותך.
אפילו קשישים לעולם לא ירצו להרוס את המוניטין שלהם על ידי לחיצה לא מכוונת על 'שלח' או 'השב לכולם' בהודעה הלא נכונה. לסבול את הלעג והבושה זה משהו שאף אחד מעולם לא רוצה לעבור.
למרבה המזל, לקוחות דואר אלקטרוני רבים / שירותי דואר אלקטרוני מספקים את הפונקציונליות להיזכר במיילים. כן, גם לאחר ששלחתם את הדוא'ל.
MS Outlook עבור Windows הוא לקוח דוא'ל כזה עם תכונה חשובה זו. כך תוכל להשתמש בתכונה כדי לשמור גם על הפנים וגם על העבודה שלך.
מדריך שלב אחר שלב לזכירת דוא'ל ב- Outlook
זיכרון דוא'ל ב- Outlook די פשוט.
בצע את השלבים הבאים ותראה כיצד להיזכר בדוא'ל ב- Outlook :
- חפש את ההודעה שברצונך לזכור על ידי פתיחת התיקיה פריטים שנשלחו. בהיותך אימייל שנשלח לאחרונה, הוא נמצא בראש הרשימה.
- לחץ פעמיים על הדוא'ל, והוא ייפתח.
- ודא שאתה נמצא בכרטיסיה הודעות (בדוק את החלק העליון של החלון שלך).
- כעת אתר את התפריט הנפתח שכותרתו 'פעולות'. תוכל למצוא זאת לצד אפשרויות הדוא'ל, 'כללים' ו'העבר 'בשורת המשימות שלך.
- כעת, כדי להיזכר בהודעה, לחץ על פעולות. לאחר מכן לחץ על זכור הודעה זו.
שים לב שאפשרויות אלה זמינות רק אם יש לך חשבון Exchange. בארגונים מסוימים, המנהלים שלך עשויים לחסום את האפשרויות.
להשלמת הפעולה, המשך לפי השלבים הבאים:
- תקבל חלון ריקול.
- כאן תקבל שתי אפשרויות: מחיקת עותקים שלא נקראו של הדוא'ל שלך או החלפתו בהודעה מתאימה יותר.
- הפונקציונליות מספקת אפשרות המדווחת על זיכרון מוצלח או כושל של הדוא'ל עבור נמענים בודדים. בחר את ההעדפות שלך לפני שתלחץ על אישור.
אם בחירתך הייתה למחוק את ההודעה, התהליך הושלם, והצלעת את עצמך בהצלחה ממצב שעלול להביך.
אם הבחירה שלך הייתה להחליף את ההודעה, המשך בשלבים הבאים:
- לאחר בחירת אפשרות ההודעה החלופית, תקבל מסך חדש להרכבת ההודעה החדשה שלך.
- כשתהיה מוכן, בחר 'שלח' ותהליך ההחזרה יתחיל.
זכור כי הדוא'ל הישן שלך לא נעלם רק על ידי שליחת הודעת הזיכרון.
אז מה צריך לעשות כדי להעלם את המסר הישן? ובכן, על הנמענים לפתוח את הודעת הזכירה שלך לפני שהם פותחים את הדוא'ל שאינך רוצה שיראו. רק אז האימייל הלא נכון ייעלם. זה מה שקורה כשאתה זוכר הודעות דוא'ל על ידי שליחת הודעה חלופית.
טריק קטן וחכם לגרום לנמענים לפתוח תחילה את הודעת הזכירה שלך הוא הכותרת של הודעת הזיכרון שלך 'דחוף'. זה אמור להניע את הנמענים לפתוח אותו במהירות האפשרית.
מדוע זיכרון דוא'ל לא תמיד עובד
לרוע המזל, ייתכן שתהליך זיכרון הדוא'ל לא יעבוד כראוי.
בהתחשב במהירויות האינטרנט המהירות ביותר שיש לנו כרגע, דוא'ל שנשלח בטעות יינחת על תיבת הדואר הנכנס של מישהו בתוך שניות. אם הנמען יושב ליד שולחנו עם לקוח הדוא'ל פתוח, סביר להניח שהוא יראה ויפתח אותו מהר יותר משאתה יכול לזכור זאת.
וזו לא הבעיה היחידה
כמה גורמים אחרים יכולים לסבך דברים, כולל:
- לא ניתן לזכור כל אימייל שנפתח. עם זאת, הנמען יקבל את דוא'ל ההיזכרות שלך, ויודע לו שלא התכוונת לשלוח דוא'ל שגוי.
- לנמען עשויים להיות מסננים ספציפיים המנתבים מחדש הודעות דוא'ל שהתקבלו לתיקיות אחרות מלבד תיקיית תיבת הדואר הנכנס. זה הופך את הזיכרון לבלתי אפשרי מכיוון שזה עובד רק אם הדוא'ל נמצא בתיבת הדואר הנכנס של הנמען.
- הודעות דוא'ל שנשלחות לתיקיות ציבוריות הן בעלות סיכון גבוה יותר להיראות על ידי כולם וסיכוי נמוך יותר להיזכר בהן. זה לא צריך שכולם יראו את הדוא'ל כדי שזה יהיה בלתי אפשרי להיזכר. רק נמען אחד שמתייג אותו כנקרא לא יאפשר לזכור.
- תכונת זיכרון זו של Outlook לא תפעל בדוא'ל שנשלח ללקוחות דוא'ל אחרים, כמו Gmail. זה עובד רק עבור הודעות דוא'ל שנשלחות בתוך Outlook. לכן, סביר להניח שתרצה להגביל את התקשורת בתוך Outlook כדי להיות בטוחה.
- הפונקציונליות תהיה בעייתית כאשר מתמודדים עם גרסאות שונות של Outlook. זה המקרה אם אתה משתמש ב- Outlook במכשירים ניידים עם הגדרות Exchange ActiveSync. וזה מחמיר עוד יותר אם הטלפון הנייד שלך לא מקוון.
- אם למחשב שלך יש בעיות ביצועים, הוא יהיה איטי. המחשב שלך עשוי לא להגיב לזמן מה, מה שמקשה על זיכרון דוא'ל במהירות. לפיכך, עליך לכוון את המחשב שלך לביצועי שיא, באמצעות כלי שימושי כמו BoostSpeed.
בהתחשב באתגרים אלה, התכונה החשובה בכל זאת לא נראית כל כך מועילה.
מה אם זיכרון דוא'ל לא עובד? האם יש עוד משהו שיעזור?
בהחלט נשארה לך אפשרות אחת נוספת: כתוב התנצלות כנה. האנשים בצד השני נוטים יותר להבין את מצוקתך ולא להיעלב.
יתרה מכך, אתה יכול לנקוט באמצעי זהירות כדי למנוע תרחיש כזה בעתיד.
האמצעי הטוב ביותר הוא לבדוק פעמיים את המיילים שלנו לפני שליחתם. לעולם אל תמהר לשלוח אפילו הודעות דחופות. קרא אותם פעמיים או שלוש פעמים.
ואם אתה מרגיש שאתה זקוק לאמצעי זהירות אפילו יותר מלא, אתה יכול להגדיר את הודעות הדוא'ל שלך לעיכוב בשליחה. כדי להחיל הגדרות אלה, בצע את הצעדים הבאים:
- עבור לקובץ.
- בחר נהל כללים והתראות.
- בחר כלל חדש.
- דלג על תנאים והתחל מהכלל הריק. זה מבטיח לך לכסות את כל הודעות הדוא'ל.
- כעת בחר דחיית מסירה במספר דקות.
אם הדוא'ל שלך מתעכב בכמה דקות, יהיה לך מספיק זמן לשקול מחדש את שליחתם. וסביר להניח שזה ייתן לך מספיק זמן להיזכר באלה ששלחת.
כעת אתה יודע כיצד להיזכר במיילים שלך ומה לעשות כדי למנוע את המצב בעתיד.